5 datos que deberías incluir en tus facturas para cobrar más rápido

Facturas

Uno de los desafíos más grandes que los freelancers y las startups enfrentan, es cobrar por lo que venden. Crear, emitir y rastrear facturas es sólo el comienzo de la batalla. Incluso si hasta ahora nunca te dejaron de pagar, tenés que estar preparado, porque los deudores están en todos lados y en algún momento te va a tocar a vos. Algunos clientes pagarán inmediatamente, mientras que otros esperarán hasta el día exacto del vencimiento de la factura (o más allá). Estos pagos demorados ralentizan el flujo de caja y hacen que sea difícil pagar tus propias facturas.

El proceso de cobrar en tiempo y forma, comienza con la facturación. Una factura detallada, diseñada profesionalmente, reducirá los retrasos que puedan generarse por “confusión”. En lugar de dejar las facturas a un lado para analizarlas y pagarlas luego, tus clientes pueden pagar inmediatamente.

Acá te dejo 5 datos que deberías incluir en tus facturas para cobrar más rápido:

➭ Número de factura

Administrar tus finanzas significa tener visibilidad en todo lo que hacés. Para ello, lo primero que tenés que hacer es incluir un número en cada factura. Esto hará que sea más fácil determinar qué facturas han sido pagadas y cuáles no. Además, cuando te comuniques con los deudores, podés proporcionar el número de factura para ayudarlos a buscar más fácilmente a través de sus propios registros.

Otro beneficio es que le da un aire de credibilidad a tu documentación. Tus clientes se van a dar cuenta de que estás haciendo un seguimiento prolijo y ordenado, y que no vas permitir que una factura impaga quede en la nada.

➭ Métodos y formas de Pago

Cuando tus clientes reciben una factura, ya sea por correo electrónico o en papel, ¿saben qué hacer con ella? Pueden tener la factura en la mano, pero como pagarla es un misterio.

Si todo lo que hiciste es proporcionarles la dirección de tu oficina, y ellos prefieren pagar electrónicamente, van a retrasar el pago porque no les diste un opción fácil. Es la excusa perfecta. A la inversa, si sus sistemas de pago electrónico no coinciden con tus procedimientos internos, te va a suceder algo similar.

Si facturás electrónicamente (cosa que recomendamos) incluí un botón de pago, o un enlace que les permita abonar con tarjeta de crédito en cuestión de minutos. Incluí también la dirección de tu empresa en caso de que quieran llevarte o enviarte un cheque. Si tenés cobradores, equipalos con equipos mpos, para que puedan cobrar con tarjeta de crédito/débito directamente desde su celular.

➭ Fecha de vencimiento

Una fecha de vencimiento puede hacer una gran diferencia en la rapidez del pago. La mayoría de los clientes prefiere no atrasarse en los pagos, y ver una fecha de vencimiento en la factura, les genera un límite necesario.

En lugar de poner frases como “Pago a 30 días”, poné una fecha real, ubicada en un lugar bien visible de la factura.

Además de la fecha de vencimiento, tendrías que incluir los cargos (intereses) que se aplicarán si la factura no se paga dentro de ese vencimiento. Estos cargos, son los que deberías haber consensuado con tu cliente al inicio de la relación comercial, generalmente mediante un contrato o acuerdo de trabajo.

➭ Descripción detallada de los servicios prestados (o productos vendidos)

Suele suceder que la persona responsable de pagarte, no es la misma con quien vos has estado tratando, y generalmente, la persona que paga no tiene conocimiento de tus servicios. Para evitar demoras y confusiones, en tu factura describí los servicios que brindaste, en que fecha lo hiciste, quien te los solicitó, número de orden de compra, etc.

➭ Información de contacto

Finalmente, es fundamental que tu factura tenga todos tus datos y formas de contacto.

Incluir un número de teléfono de contacto no es suficiente. Debés asegurarte de que, cuando tus clientes llamen, alguien va a estar disponible para responder Si alguien en la empresa de tu cliente tiene alguna duda sobre la factura, y se comunica, debe ser atendido inmediatamente, y sus dudas resueltas de manera urgente.

Con sólo unos pocos ajustes a las facturas que envías, podés mejorar el flujo de efectivo de tu negocio y mantener la atención centrada en la desarrollar tu negocio principal, en lugar de perseguir deudores.

 

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